服务指南

班级返校接待工作流程(暂定)

2015-11-09  作者:  点击:368

一、接待原则

  热情、温馨、简约、高效、周到

二、接待程序

  (一)校友办接待工

  1.制作标准的班级返校登记表,详细、准确登记回校聚会班级名称、联系人和联系方式,便于今后备查;

  2.应校友的要求协调在校的一些活动,邀请在校的学校领导和相关学院的领导参加;

  3.提前向校史馆、图书馆提出申请,安排学生志愿者陪同参观;

  4、发放校友年度捐赠的宣传资料。

  5.邀请校友填写《校友信息表》、《学校教育教学质量问卷调查表》,欢迎为母校建设献计献策;

  6.欢迎校友以个人或集体名义捐款爱心基金、捐赠图书、认捐树木、学校建筑物等,学校将提供捐赠发票及颁发“捐赠证书”;

  7.做好校友在母校认捐树木的协调工作,帮校友找好认捐树木,报后勤核实树木位置、树种、大小及认捐金额等,帮校友做好相关认捐牌或者石刻,认捐后将认捐金额交由学校财务,将认捐发票寄给校友。

  8.向相关学院通报校友返校登记情况,取得学院的支持与配合,及时收集返校校友班级通讯录及合影照片;

  9.按班级整理返校校友有效联系信息(包括电子邮件地址),每年两次向校友发送电子版桂电《校友通讯》和《毕业季特刊》期刊,通报学校近况和各地校友会活动,寻求母校与校友合作契机;

  10.更新校友信息库的资料;

  11. 及时做好校友返校的宣传报道工作。

  (二)学院接待工作

  1.详细、准确登记回校聚会班级名称、联系人和联系方式,提前通报校友办;

  2.校友回学院参观时,在学院所在地放置欢迎牌;

  3.由学院根据自身情况安排校友参观本学院,选派老师陪同参观、交流;

  4.根据具体情况,安排申请座谈会场所,派专人负责校友座谈会,学院主要领导和教师参加;

  5.校友班级如果需要进行一些体育活动或者集体比赛类的活动,请各学院做好相关活动的组织安排。

  6.根据具体情况,专人负责邀请校友进行讲座,具体时间、地点、内容请提前告知校友办;

  7.及时收集返校校友班级通讯录及合影照片留存,并发送给校友办;

  8.积极协助进行“校友年度捐赠”活动的宣传和统计工作(宣传资料由校友办提供);

  9.及时做好校友返校的宣传报道工作。